在危机袭来之前准备危机：制定组织危机沟通计划的指南

2017年2月6日

危机有各种形状和大小，但是我们发现危机中的战略反应通常遵循一个相当可预测的计划

面对现实：2016年是火车残骸。

一个特别动荡和不可预测的选举年，加上一系列暴力的国内和国际活动，这些活动的多个倡导团体争取在危机中做出回应。对于许多人来说，2016年感觉就像是从一次危机到另一个危机的一年，没有喘息。

危机有各种形状和大小，但是我们发现危机中的战略反应通常遵循一个相当可预测的计划。抵消一次爆发多次火灾的感觉的最佳方法是在危机爆发前为您的组织将积极主动的战略危机沟通计划放在一起，以便您确切地知道如何在危机时进行工作。

为什么制定危机通讯计划？

首先，重要的是要知道制定预定的危机通信计划的好处。关键好处包括：

通过明确定义的渠道管理通信，以促进危机期间的工作；
在危机之后，保持组织的声誉和准备；和
在危机之后，确保与成员，捐助者和资助者一起确保组织的持续成功和正直。

创建您的危机通讯计划：清单

1.定义危机

制定您的危机通信计划的第一步是考虑a）构成组织危机的原因，b）您的组织可能会遇到哪些不同种类的危机。有些危机是外部的，有些是内部的。一些包括您的社区目标的实例，其他包括意外的国际活动；还有其他人可能涉及针对您的组织或联盟的指控。确定您可能面临的危机类型是流程图的首位，然后为每个框架进行框架，使您组织中的每个人都可以在任何一个实例中都可以遵循路线图。

2.将员工分配到关键的危机沟通角色

重要的是，在建立路线图时要为每位工作人员设定任务和角色，从而降低重复工作的风险，在交叉点或丢球。

无论您是一个大型组织还是小组织，定义这些角色对于快速有效地做出响应至关重要。

要考虑的关键角色：

谁最终负责管理危机过程？（这可能包括确保员工的安全和您的身体位置，以及与指定的危机员工组织和领导会议，以及随着危机的发展而分配职责。）
谁负责处理内部沟通？（这包括与员工，董事会，资助者，捐助者，法律顾问等的沟通）
谁负责处理外部通信？（这包括媒体关系和消息指导支持，安排访谈和管理媒体查询。）
谁是您经验最丰富的媒体发言人？（这个人需要做好充分的准备，以便由媒体成员采访并代表您在公共空间中的整个组织。理想情况下，此人对组织和手头的情况有信息许可和知识。）
谁在监视媒体报道并参与您的在线/社交媒体空间？（这包括监视和评估媒体对危机的报道，标记负面报道，跟踪社交媒体上的对话以及处理来自内部空间的有问题的叙述 - 社交媒体上的员工或外部空间的评论 -上市。）

3.明确定义员工将如何中继信息

在您的路线图中构建决策流程图（包括从有关内容获得批准的人），并为每个将要参与的工作人员大力详细介绍工作描述和作业。

构建一棵最新的电话树，以相互提醒紧急情况，并确定响应团队可以快速访问的商定会议电话/列表/列表服务/会议空间。

初次会议应在确定危机的60分钟内举行。

4.贯穿“在危机发生之前准备危机”清单

员工电话/电子邮件列表- 该列表应根据需要每季度或更频繁地更新，并分发给相关人员。
钥匙列表- 保持新闻和媒体联系人列表每季度更新，以便在危机时，您不会延迟媒体的推广。您的会员名单，紧急人员（警察，消防，医院）和相关的当地公职人员也是如此。
关键信息- 发言人应该熟悉该组织在手头问题上的关键信息，并以组织的任务声明为基础。
预先批准的语句- 应对常见媒体询问的回答以及每季度进行审查和更新。
异地替代方案- 确定召集或舞台通讯的位置（例如新闻发布会），如果危机情况阻止您或您的员工到达或使用办公室。

一旦您确定了为组织制定危机沟通计划的初步步骤，您可以采取其他措施来进一步巩固组织的准备就绪。请继续关注更多博客文章。

同时，Rethink Media很欧宝体育竞猜雷竞技官网首页在线乐意为希望制定危机沟通计划的组织提供更多的支持和资源。